La parola inglese Membership può assumere diverse traduzioni in italiano; si può tradurre con: stato di appartenenza, numero di soci o quota d'iscrizione. Legata al mondo delle Associazioni No Profit la membership racchiude un pò tutti questi significati, identificando lo stato di appartenenza del socio e il suo stato d'iscrizione.
É proprio con il termine Iscrizione che CiviCRM indica la membership. Di che cosa si tratta?
Iscrizioni (o CiviMember in inglese) è il modulo di CiviCRM dedicato alla gestione dei contatti dei soci, delle iscrizioni degli stessi all'Associazione (o ad un'organizzazione collegata) e dei loro abbonamenti.
CiviMember è un modulo importante quanto complesso per le funzioni che permette, per questo gli sviluppatori di CiviCRM nel mondo hanno posto particolare attenzione al suo sviluppo.
La membership: i diversi casi da gestire
I vantaggi della membership
L'iscrizione ad un'Associazione, sia essa culturale, sportiva o sociale, solitamente offre diversi vantaggi ai soci:
- Il sentirsi parte di gruppo, e il vantaggio di essere connesso agli altri soci
- Vantaggi economici come scontistiche o promozioni, riservate solo agli associati
- La possibilità di accedere a eventi o occasioni organizzati per i soli soci
- Essere legati ad un ambiente di fiducia e costituire nella propria Associazione una zona confortevole in cui agire
L'Associazione stessa riceve dei vantaggi dall'acquisizione di un socio, prima di tutto economici:
- quota d'iscrizione
- abbonamenti
- eventuali donazioni
Poi ci sono vantaggi legati alla brand identity e al posizionamento dell'Organizzazione sul mercato. I soci, infatti, rappresentano assieme ai donatori, il cuore dell'Associazione e coloro che sono in grado di fare da passaparola influenzando altre persone ad avvicinarsi a questa realtà.
Le difficoltà nella gestione della membership
Nonostante i vantaggi, ci sono delle criticità da gestire; di solito queste dipendono dalla complessità dell'Associazione stessa.
- Ad esempio, tipicamente, un circolo privato ha una gestione piuttosto semplice: un solo tipo di associato, con una quota associativa annua e magari un abbonamento.
- Se, invece, si considera un'Associazione sportiva probabilmente si dovrà gestire una struttura più complessa, con corsi e club differenti, molteplici abbonamenti e quote d'iscrizione diversificate.
- Ancora più complesso, è il caso di una Associazione pro loco, con una sede centrale supportata da una rete di piccole Associazioni, che si trova a gestire un sistema ramificato di organizzazioni ad essa collegate e tutti i loro associati.
Più l'Associazione ha un sistema complesso, più si avrà la necessità di avere un gestionale ben strutturato.
Un software per gestire al meglio la membership
Dopo questa breve analisi, di seguito riassumiamo ed elenchiamo i requisiti che secondo noi sono indispensabili in un software al fine di gestire correttamente la membership:
- Livelli di iscrizione configurabili: tener conto di diverse tipologie di iscritti, differenti quote d'abbonamento e d'iscrizione. Stabilire apposite regole personalizzate per ciascun tipo di iscrizione che automatizzano il lavoro di comunicazione e pagamenti
- Avere un sistema di pagamento sicuro collegato a ciascun socio, che notifichi lo stato di attività del socio in base alla situazione contributiva
- Poter pubblicare sul sito web o come landing page moduli di registrazione online sia per l'iscrizione che per il rinnovo, che permettano il pagamento automatico
- Poter impostare promemoria di rinnovo programmati
- Importare ed esportare informazioni sull'iscrizione
- Avere una directory online delle iscrizioni accessibile ai soci
- Avere un facile sistema di comunicazione con gli associati, che tenga traccia di ogni interazione, e che possa creare liste email intelligenti, dividendo i soci in gruppi dinamici (a proposito di gruppi dinamici rimandiamo al nostro articolo sugli Smart Group in CiviCRM)
- Creare report sui membri, sui rinnovi e gli abbonamenti, sulla partecipazione dei soci stessi agli eventi
Tutte queste funzioni permettono la gestione di un'Associazione multilivello, l'automazione delle comunicazioni e dei pagamenti; sono perciò le funzioni fondamentali da considerare quando si sceglie un CRM per un'Associazione No profit.