Rete Semi Rurali è un’Associazione che raggruppa 40 organizzazioni e che promuove la gestione dinamica e collettiva della diversità agricola. Lo scopo è quello di proporre una transizione agroecologica dell’agricoltura, rispettando una gestione collettiva dell’agro biodiversità, strategica e organizzata.
Per riuscire a gestire al meglio il rapporto con soci e partner e l'organizzazione di eventi dedicati alla biodiversità, l’Associazione sentiva l’esigenza di snellire i processi e avviare una comunicazione mirata e diversificata per ciascun interlocutore. Dal 2024 ha scelto così di utilizzare CiviCRM come unico strumento per la gestione di eventi, newsletter e altre comunicazioni. Abbiamo chiesto a Manuele Bartolini, responsabile comunicazione ed eventi dell’Associazione di raccontare la loro esperienza con CiviCRM.
D: Manuele, qual era la situazione di partenza prima di decidere di introdurre uno strumento come un CRM all’interno della Rete?
R: All'inizio i contatti erano sparsi in luoghi diversi, una situazione tipica delle realtà in cui collaborano molte persone. Nel caso della Rete, inoltre, il quadro era ancora più complesso, trattandosi di un’associazione di secondo livello che raggruppa altre 40 organizzazioni. Il database era diviso in vari file Excel, la newsletter veniva gestita tramite un modulo integrato nel nostro sito WordPress, mentre per gli eventi ci si affidava esclusivamente a moduli Google o alle iscrizioni via email.
D: Partendo dalla gestione dell’anagrafica dei contatti, come si articola ora la vostra attività con l’utilizzo di CiviCRM?
R: Innanzitutto abbiamo creato delle schede anagrafiche complete e consultabili facilmente; ciascun contatto, inoltre è stato “categorizzato” secondo un sistema a noi funzionale di Tag, Group e Smart Group. Questo permette di filtrare i contatti in base alle categorie di appartenenza e di mandare loro comunicazioni mirate in base al target.
D: Come è stata l'esperienza di utilizzo di Mosaico per le newsletter?
R: La Rete invia una o due newsletter al mese. La prima è di carattere generale e spazia dai progetti di ricerca agli eventi nostri e dei soci, includendo uno spazio dedicato alle pubblicazioni. La seconda, intitolata SemiLegali, è invece incentrata esclusivamente sugli aggiornamenti della legislazione sementiera, così da rispondere al meglio ai diversi pubblici di riferimento. Lo strumento è intuitivo e permette di avere tutte le funzioni necessarie: creazione del template, invio in base ai gruppi, report di apertura.
D: Per quanto riguarda la gestione degli eventi, pregi e difetti di CiviEvent?
R: Grazie a CiviEvent riusciamo a centralizzare le prenotazioni in un unico strumento, semplificando notevolmente il nostro lavoro. Poter gestire i contatti, creare eventi e coordinare le varie comunicazioni — dalle newsletter già citate fino ai comunicati stampa — da un’unica piattaforma rende l'intero processo molto più efficiente.
D. Cos’altro vi piacerebbe fare per migliorare ancora la gestione dei contatti o il flusso di raccolta contatti?
R: Una delle cose che ci piacerebbe introdurre in un futuro molto vicino è l’inserimento di QR code sui nostri biglietti da visita, in modo che, una volta inquadrati, le persone che li ricevono possono registrarsi direttamente sul CRM. Questo aiuterebbe ancora di più ad automatizzare il processo di raccolta dati. Inoltre, vorremmo migliorare la categorizzazione dei contatti sia in base ai loro ambiti di interesse, sia in base al contesto o all'evento in cui li abbiamo conosciuti.
D: Concludendo, cosa apprezzi di più di CiviCRM?
R: Il vantaggio principale è avere un unico punto in cui raccogliere i dati, attraverso un'interfaccia semplice e intuitiva. Sembra una risposta banale, ma per la vita di un'associazione questo aspetto fa davvero la differenza.