A definire il livello della sua stupidità o intelligenza sono le scelte che hai fatto a monte una volta che è stato introdotto nella tua Associazione. Se hai fatto scelte buone, il gestionale risponderà in modo intelligente, cioè a supporto dello sviluppo del fundraising. Se hai fatto scelte sbagliate, il gestionale risponderà in modo stupido, senza fornire supporto alla vostra raccolta fondi e anzi generando confusione riguardo ai dati che gli avete affidato.
Per avere delle risposte intelligenti (cioè utili alla raccolta fondi), prima ancora che tra le impostazioni del gestionale, devi avere chiaro nella tua mente e sulla carta cosa è importante sapere sullo stato del vostro fundraising.
Il primo errore da evitare è proprio questo: non aver chiaro in mente cosa vogliamo ottenere dal nostro gestionale.
Le informazioni da ricavare che puoi immaginare sono potenzialmente infinite. Le risposte che il gestionale può darti al contrario sono a numero chiuso, delimitato da come hai scelto di categorizzare e quindi archiviare i dati.
Procedere alla scelta del gestionale con le idee confuse, anche se hai portato nella tua Associazione il software più sviluppato e flessibile sul mercato, inevitabilmente ti porterà ad avere per le mani uno strumento goffo, perché al suo interno gli spazi non sono organizzati in modo che ci sia un posto per ogni cosa.
Un esempio delle conseguenze di questo errore
Vuoi sapere com’è andata la campagna associativa annuale. Interroghi il database, ma non avendo impostato dall’inizio fra i tipi di entrate una specifica categoria “quota associativa”, il gestionale può restituirti solo un dato confuso, estratto dall’unica categoria “contributi”. Sei di fronte a un minestrone che contiene donazioni vincolate, erogazioni liberali, quote associative, entrate da vendita di prodotti solidali...
Il primo passo da fare per evitare questo errore
Scrivi sulla carta come funzionate dal lato delle entrate, dal lato delle uscite e quali sono le più tipiche categorie di contatti (donatori e non) con cui siete entrati in relazione negli anni.
Fai delle lunghe liste, esagerando anche nei dettagli e poi individua cosa può essere accorpato per semplificare la categorizzazione riducendo le alternative.
Condividi questa lista con chi si occupa di amministrazione e contabilità, dei rapporti con l’esterno e della raccolta fondi.
Cominciate a chiedervi: “Cosa vogliamo sapere con certezza ogni giorno / ogni settimana / ogni mese / ogni tre mesi / ogni sei mesi / una volta all’anno? Queste estrazioni sono tutte utili? In che modo ci aiuteranno a sviluppare il nostro fundraising?”.
Come usare queste informazioni nella fase della scelta
Scrivete le risposte e chiedete al fornitore del gestionale che avete individuato cosa ne pensa, se ha affrontato situazioni simili e come le ha risolte, se il gestionale vi permetterà di inserire con ordine e precisioni le informazioni così come le avete categorizzate, come sarà possibile estrarle per rispondere alle domande che avete ritenuto più importanti.