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Sicuramente ti sarà capitato di richiamare un call center facendo riferimento ad un precedente contatto... ti chiederai che relazione c'è tra questo e l'anagrafica di CiviCRM. L'altro giorno l'amico Giovanni mi raccontava di una delle sue rare esperienze positive con un call center.

Esistono delle regole d’oro nell’attività di fundrasing? Ovvero delle regole di strategia quasi universali? O la raccolta fondi è più una materia empirica nella quale le regole si costruiscono di volta in volta e sono diverse in base all’Associazione, alla campagna, alla tipologia di donatori? Se la Ricerca di regole d’oro rimane ancora aperta, possiamo però affermare che ci sono delle “variabili d’oro” per la costruzione del nostro database.

Come creare gli Smart Group, ad esempio per tenere aggiornata la lista dei bambini che hanno i requisiti per l'adozione a distanza o dei donatori over 60, destinatari di particolari comunicazioni in base alla nostra strategia di fundraising.

Senza dubbio il database donatori è il cuore di un’Organizzazione Non Profit, il centro da cui partire per organizzare tutta la futura attività di raccolta fondi e, soprattutto, per fare in modo che questa diventi costante, stabile, produttiva.

Quello che cerchiamo con i donatori, infatti, sono relazioni durature nel tempo. Ecco che il concetto di fidelizzazione diventa fondamentale: il donatore ha abbracciato la causa la prima volta, crede nel nostro progetto e per questo ha bisogno di sentirsi in relazione con noi, di essere partecipe di quello che succede all’interno dell’Associazione, delle attività che vengono proposte, degli sviluppi del progetto stesso.

La scelta del gestionale per il fundraising non è semplice; è un processo che necessita di diverse valutazioni e analisi per capire bene di cosa ha bisogno l'associazione, della mole di dati che deve gestire il software, di come organizzarli e utilizzarli in seguito.

Del resto, il database per il fundraising è forse il tesoro più grande che un'organizzazione possiede. E' il posto in cui si sceglie di custodire tutte le informazioni che, se usate nel modo giusto, determinano la sostenibilità finanziaria di molti progetti, attività e servizi dell'azienda non profit.

Uno degli strumenti che CiviCRM dispone per una organizzazione puntuale dei dati, che ne faciliti l’estrapolazione e la lettura, sono i gruppi intelligenti, gli smart group.

Gli smart group vengono automaticamente popolati qualora i dati del contatto che viene registrato in CiviCRM condivida le caratteristiche o le attività attribuite allo smart group. Quando i contatti vengono aggiunti o modificati, CiviCRM li controlla in automatico e li aggiunge allo Smart Group se soddisfano le caratteristiche che hai configurato.

Da qualche parte avrai sicuramente registrato i dati delle persone che per un motivo o per l’altro sono in contatto con la tua organizzazione. Saranno in un foglio Excel o in un gestionale, in fogli di carta più o meno ben archiviati, o magari sono nella tua testa o ancora nel telefonino dei tuoi colleghi e collaboratori. Ovunque siano, hai la possibilità di valorizzare queste informazioni? Di controllarle e di gestirle di modo che possano essere utili per la tua organizzazione? Se la risposta è“no” o “sì ma…” è evidente che è necessario un cambiamento.