La segmentazione dei contatti con CiviCRM

Una comunicazione per essere efficace deve rivolgersi al pubblico giusto, o "target" in gergo. Identificare un segmento di pubblico, infatti, è il primo passo per fare in modo che il nostro messaggio venga letto, percepito e che porti a future azioni e conversioni.

Come segmentare i nostri contatti in database?

CiviCRM risponde a questa esigenza mettendo in campo alcuni "strumenti di Segmentazione" del database. I principali sono:

  1. La TIPOLOGIA di CONTATTO serve per identificare il tipo di anagrafica che si sta inserendo. Solitamente si distingue in "Persone fisiche", "Persone giuridiche" e "Gruppi informali" e loro eventuali ulteriori specificazioni (ad esempio, questi ultimi possiamo distinguerli in: Followers e amici social; Famigliari conviventi; Partenti ed amici stretti; Colleghi di lavoro; Alunni ed ex-alunni; Amici sportivi...)
  2. I TAG vengono usati per attribuire ai Contatti una o più caratteristiche comuni (vedi tabella sottostante);
  3. I GRUPPI (statici o dinamici) usati per aggregare più anagrafiche in base al contenuto di uno o più campi (Tag compresi). L’appartenenza ad uno o più Gruppi è essenziale perché è l’unico modo con cui possiamo scegliere a chi, ad esempio, inviare le nostre Newsletter.

Il loro utilizzo ottimale, con un esempio pratico

Come conviene utilizzare questi tre strumenti, anche in combinazione tra loro? Come di consueto, per rispondere al meglio al quesito, affrontiamo un caso concreto:

Supponiamo che la nostra Organizzazione disponga di un certo numero di Volontari presenti nella sede principale ed in varie località del territorio nazionale. I Volontari normalmente si rendono disponibili per specifiche attività, nella loro zona di competenza e in determinati orari.

Il Consiglio Direttivo ha deciso di avviare una Campagna di comunicazione finalizzata a reperire nuovi Volontari e valutarne la loro disponibilità verso le attività dell'Associazione.

  • Innanzitutto grazie alle Campagne Social i possibili volontari vengono indirizzati verso una landing page del sito, dove viene proposta la compilazione di un modulo (Caldera Forms)
  • A questa prima fase segue la valutazione delle candidature e, in caso di bisogno, la chiamata telefonica o via email.
  • Infine, periodicamente a tutti i volontari ed ex-volontari viene fatta la proposta di diventare Soci o di rinnovare la loro adesione.

Impostazione dei Tag

Valutiamo ora come utilizzare CiviCRM, e gli strumenti di segmentazione, per memorizzare ed utilizzare le informazioni riguardanti i nostri Volontari. Lo Staff di Segreteria, eventualmente supportato dal responsabile tecnico, si preoccuperà di aaggiornare la tabella dei Tag a cui, in questo caso, dovremo aggiungere le seguenti categorie:

  1. "Candidato Volontario" (l'assegnazione di questo Tag avviene automaticamente all'atto della compilazione online del modulo da parte del Volontario)
  2. "Volontario" (l'assegnazione di questo Tag avverrà manualmente a cura della Segreteria, a seguiro del contatto con il Candidato Volontario, che, con l'occasione, eliminerà il Tag citato al punto precedente);
  3. "Ex Volontario" (anche questo Tag viene aggiornato manualmente dalla Segreteria se nel frattempo qualche volontario non sarà più attivo).

Gruppi e Smart Group

Supponiamo che oltre ad una Campagna Social, venga mandata anche una Newsletter agli attuali contatti, per indirizzarli alla landing page e reclutare Volontari. In questo caso creeremo un Gruppo Destinatari della Newsletter del xx/xx/xxxx con invito a candidarsi come Volontari". Vengono associati a questo Gruppo "statico" le persone fisiche che, in quel momento e in base ad un apposito "costruttore di ricerca", non risultano avere il Tag "Volontari".

Infine, per valutare la disponibilità dei Volontari ed Ex-Volontari di diventare Soci, dobbiamo aggiungere alla tabella dei Gruppi uno "Smart Group" denominato "SG - Volontari ai quali proponiamo l'adesione a Socio" (NB: la sigla "SG" può essere utile per segnalare visivamente che si tratta di un Gruppo "dinamico"). L'assegnazione a questo Gruppo avviene per le anagrafiche che rispondono o risponderanno ai criteri di ricerca previsti (nel nostro caso i Contatti taggati come Volontari e non iscritti come Soci).

Per altri articoli sul tema dei Gruppi dimamici o Smart Group clicca qui

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