Gestione degli abbonamenti con CiviCRM

La gestione degli abbonamenti è un esempio significativo delle potenzialità di CiviCRM. Non esiste una specifica funzione finalizzata a questa applicazione ma si utilizzano strumenti già disponibili nella sua versione base.

Gli strumenti di CiviCRM per la gestione degli abbonamenti

Con la versione base di CiviCRM si possono gestire gli abbonamenti in termini di sicrizioni e rinnovi periodici. Ecco un elenco dei principali strumenti che è possibile utilizzare:

  • gestione dei contributi con la creazione di un profilo ad hoc comprendente la scelta dell'abbonamento (in modo analogo a quanto avviene per l'acquisto di gadget), il relativo pagamento e le comunicazioni di conferma;
  • gestione degli Smart-group per individuare gli abbonati potenziali/in essere/in scadenza;
  • invio di newsletter (tramite Mosaico) per proporre la sottoscrizione/rinnovo di un abbonamento e per consentire la consultazione del periodico in formato digitale;
  • modulo Caldera forms che l'abbonato utilizzerà per la consultazione online del periodico;
  • plugin Flipbook (integrato nella form) per sfogliare online la rivista e/o scaricarla nel proprio computer.

Cosa succede quando un utente si abbona?

L'utente interessato (persona fisica, giuridica o gruppo Informale) riceve la newsletter, o entra di sua iniziativa nella pagina del sito, e compila il modulo di adesione scegliendo di abbonarsi al prodotto proposto (che può includere più riviste).

Effettua il pagamento online con carta di credito/PayPal oppure decide di effettuarlo in differita mediante bonifico/contanti.

NB: se la proposta di abbonamento proviene da una Newsletter o se l'Utente ha eseguito l'accesso con la propria password, la form risulterà già precompilata con i dati anagrafici.

Cosa avviene in CiviCRM

  • provvede a restituire una prima email di riscontro (in caso di pagamento mediante Bonifico vi sono indicate anche le coordinate IBAN)
  • memorizza il record contributi assegnandolo alla campagna ABBONAMENTI
  • aggiorna il Report presente nel Cruscotto di CiviCRM in cui sono elencati gli abbonamenti in modo che si possano individuare quelli ancora da perfezionare dagli addetti alla Segreteria.

La gestione degli abbonamenti da parte della segreteria

La segreteria riceve una copia della mail (notifica) e, in base al tipo di pagamento scelto, ne verifica la regolarità o attende il bonifico.

In caso di pagamento con esito positivo, accedendo alla sezione "Contributi" individua quello relativo all'abbonamento e ne perfeziona il contenuto impostando:

  • il tipo di operazione (in base all'effettivo strumento di pagamento utilizzato)
  • lo stato del contributo (completato)
  • la data di contabilizzazione (quella del pagamento online o dell'accredito in conto)
  • la decorrenza dell'abbonamento (mese e anno)
  • il flag "invia ricevuta" in modo che il sistema - subito dopo - invii un'email di conferma (per questo tipo di pagamenti non è il caso di effettuare anche la comunicazione di ringraziamento)
  • il contenuto del campo "Codice e descrizione" nella sezione "dettagli aggiuntivi - Note o Causale" (copia/incolla)
  • il tipo di "Premio" nella successiva sezione "Invio prodotto"
  • la data di scadenza dell'abbonamento (l'ultimo giorno dell'ultimo mese).

Subito dopo aver aggiornato il Contributo ed inviato (automaticamente) la ricevuta all'Abbonato, è necessario accedere all'Anagrafica e riportare nei "campi personalizzati" della sezione "AB - dati Abbonamento":

  • il Codice e descrizione dell'abbonamento scelto dall'Utente
  • la data di decorrenza (es: primo giorno del mese successivo al pagamento)
  • la cadenza (settimanale, mensile, semestrale ecc...) tra le opzioni proposte
  • la data di scadenza (es: normalmente l'ultimo giorno del mese)
  • l'indicazione se l'abbonamento prevede (si/no) l'invio del periodico in formato digitale (con eventuale aggiunta del formato preferito)
  • l'indicazione se l'abbonamento prevede (si/no) l'invio del periodico anche in formato cartaceo (servirà per produrre ed esportare il file di indirizzi).

Con l'occasione può essere utile associare all'abbonato anche il Tag "si è abbonato a uno dei ns. periodici".

A fronte di queste operazioni CiviCRM...

Il software associa automaticamente le anagrafiche degli Abbonati ad alcuni Smart-Group per individuare:

  • gli abbonati "digitali", aventi l'abbonamento con decorrenza già maturata e scadenza da maturare;
  • gli abbonati "cartacei" (idem come sopra) a cui verrà inviata la copia cartacea;
  • coloro che hanno l'abbonamento in scadenza, per inviare loro una proposta di rinnovo mediante Newsletter o lettera.

NB: Attualmente è previsto un solo abbonamento in essere per anagrafica (se fosse necessario memorizzare due abbonamenti attivi contemporaneamente bisogna aprire una seconda anagrafica intestandola in modo leggermente diverso).

Le scritture contabili vengono effettuate in base al tipo di pagamento (online o differito) considerando che, in caso di pagamento in modalità differita (bonifico) l'iniziativa viene presa ad avvenuto accredito nel conto bancario, mentre, nel caso di pagamento online, la somma è disponibile nel conto PayPal o Stripe;

Al momento dell'avvio del sistema è previsto l'import dei dati degli abbonati preesistenti (da file csv) e, se disponibili, anche i dati dell'abbonamento in essere di cui al punto 3).

La verifica e la conclusione dei passaggi di gestione degli abbonamenti

Appena pronto il numero digitale e/o cartaceo della rivista La segreteria (o l'addetto alla comunicazione):

a) fa in modo che l'immagine di copertina del nuovo numero sia disponibile in un'area del sito (il nome del file potrebbe essere sempre lo stesso per evitare di dover adeguare l'indirizzo URL dell'immagine ogni mese)

b) idem per quanto riguarda i file (nel formato pdf o epub) che verranno scaricati dagli abbonati

c) aggiorna la data di riferimento nello Smart-group degli Abbonati in essere (imposta la data odierna come data di confronto per evitare di inviare la Newsletter a coloro che hanno l'abbonamento scaduto o non ancora attivo)

d) riprendendo la Newsletter inviata il mese precedente ne predispone la versione aggiornata ed esegue i test di routine mettendosi nei panni di un abbonato per verificare che sia tutto come previsto.

NB: Per inviare il periodico agli abbonati "cartacei" è sufficiente esportare il file in formato .csv ed inviarlo agli addetti alla spedizione (oltre all'indirizzo dell'abbonato, il file conterrà anche il Codice e descrizione del periodico).

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