CiviEvent: l'ABC delle principali funzioni

La vostra Associazione organizza spesso eventi come meeting, convegni, o dedicati alla raccolta fondi? CiviCRM mette a disposizione uno strumento utile e intuitivo.

Cos'è CiviEvent?

Si chiama CiviEvent il modulo di CiviCRM dedicato all'organizzazione di eventi che aiuta a gestire processi di registrazione sia semplici che complicati.

CiviEvent, infatti, mette a disposizione alcune importanti funzioni come:

  1. l'autoregistrazione per i partecipanti, sia per eventi gratuiti che per quelli a pagamento, gestendo così anche i pagamenti online con carta di credito
  2. il monitoraggio di iscrizioni, cancellazioni e presenze
  3. la promozione degli eventi tramite sito web e canali social
  4. i modelli di eventi e le funzionalità di duplicazione per eventi simili e ricorrenti
  5. il check-in dei partecipanti in loco all'evento da qualsiasi computer con una connessione internet

Alcuni concetti chiave prima di utilizzare CiviEvent

Prima di esplorare nel dettaglio lo strumento e simulare la creazione di un evento, proponiamo un piccolo glossario con i termini chiave di CiviEvent.

Eventi, partecipanti e contatti

Innanzitutto spieghiamo alcuni concetti di base. CiviCRM ti consente di creare uno o più eventi a cui i tuoi contatti possono partecipare. Quando un contatto partecipa a un evento, viene chiamato partecipante.

Tipi di eventi

CiviCRM permette di definire diverse tipologie di eventi, come convegni, meeting e raccolte fondi. Quali tipi di eventi creare dipende interamente da te, in base alle esigenze della tua Organizzazione.

I tipi di eventi sono utili se hai requisiti diversi per i tipi di eventi. Ad esempio, puoi creare campi personalizzati per archiviare e visualizzare dati aggiuntivi su un evento in base al tipo di evento.

Sono anche utili per categorizzare e segmentare eventi e partecipanti, ad esempio, potresti trovare facilmente tutti i contatti che sono venuti a uno dei tuoi corsi di formazione o che hanno partecipato a uno dei tuoi eventi di raccolta fondi.

Ruoli dei partecipanti

A ogni contatto che partecipa a un evento viene assegnato un ruolo. Il più comune è probabilmente il partecipante. Altri includono volontario o relatore.

I ruoli dei partecipanti sono completamente personalizzabili per adattarsi ai tipi di eventi creati dalla tua Organizzazione.

Ciò consente di segmentare i partecipanti in categorie in base al loro coinvolgimento nell'evento, ad esempio per inviare un'e-mail solo ai volontari o generare un elenco dei relatori da contattare per motivi organizzativi.

Puoi anche creare campi personalizzati che si applicano solo a ruoli specifici, ad esempio per raccogliere informazioni sulla disponibilità solo dai volontari.

Stato dei partecipanti

Gli stati dei partecipanti (ad esempio, registrato, in lista di attesa, frequentato o annullato) vengono utilizzati per tenere traccia della fase in cui si trova il contatto rispetto all'evento.

Gli stati dei partecipanti sono completamente personalizzabili per adattarsi al modo in cui la tua organizzazione effettua la registrazione degli eventi.

Ciò ti consente di segmentare i partecipanti in categorie in base al loro comportamento rispetto all'evento, allo scopo di generare fogli di accesso, tenere traccia del numero di persone che è probabile che vengano a un evento e personalizzare le comunicazioni e-mail per i registrati.

Altre integrazioni tra CiviEvent e CiviCRM

CiviEvent è progettato per funzionare insieme ad altre parti di CiviCRM. Ad esempio, è possibile promuovere l'evento in un elenco mirato e comunicare con i partecipanti all'evento via e-mail prima e dopo l'evento utilizzando CiviMail.

CiviEvent funziona anche con CiviContribute per consentirti di accettare pagamenti per eventi online. Per fare ciò, devi abilitare CiviContribute e configurare un processore di pagamento; ma questo sarà argomento di un altro articolo.

E ora sei pronto ad organizzare il tuo primo evento con CiviEvent? A breve dedicheremo un articolo per mostrarti passo per passo come fare... Continua a seguirci!

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