CiviCRM per gestire la relazione con i nostri Soci

Quasi tutte le Organizzazioni del Terzo Settore hanno necessità di rapportarsi con la propria base associativa. La gestione si differenzia notevolmente da quella dei donatori, pur avendo alcuni punti in comune.

CiviCRM, facendo tesoro delle esigenze espresse da moltissime aggregazioni sociali, italiane ed estere, fornisce una serie di funzionalità per gestire in modo ordinato il rapporto con i Soci.

Le relazioni con i nostri Soci, un caso tipico...

Come al solito presentiamo un caso tipico, ossia una case history in cui abbiamo fornito consulenza e formazione per l'utilizzo di CiviCRM.

Si tratta di una APS che si avvale prevalentemente dell’attività volontaria dei propri associati che, in base alla recente normativa e tenendo conto della pandemia in atto, ha rivisto il proprio Statuto prevedendo l'utilizzo di strumenti informatici che non rendano indispensabile la presenza fisica degli Stakeholder.

I Soci, nella logica del mutuo aiuto, possono assumere il ruolo di volontario, di beneficiario, di promotore e di sostenitore: procurando sostegno psicologico e materiale per le persone che non possono muoversi da casa, organizzando gruppi di cammino tra i sentieri dei circostanti, assistendo operativamente coloro che si approcciano all'uso del computer ecc...

Lo Statuto prevede varie categorie di Soci: le persone fisiche possono aderire, con quote di adesione differenziate, sia singolarmente sia come Gruppo informale tramite il loro Portavoce. Le Organizzazioni e le Aziende devono essere rappresentate da un loro Referente istituzionale.

I nostri Soci da ora Utenti del nostro sito internet

Dopo una prima fase di consulenza e formazione, l'Associazione, a regime, gestirà autonomamente il sito Internet in Wordpress (integrato con CiviCRM) e potrà assegnare a determinati soci le credenziali di accesso (codice Utente e password) abilitandoli ad operare in base al loro Ruolo. Ad esempio:

  • gli Utenti esterni potranno compilare online i moduli di adesione e rinnovo delle quote sociali, di auto-aggiornamento dei loro dati anagrafici, di iscrizione ad eventi, di comunicazione con la Segreteria, di donazione e di votazione;
  • gli Utenti interni disporranno delle funzionalità di gestione e monitoraggio di tutte le operazioni sopra menzionate;
  • fino a quando non avranno acquisito la necessaria autonomia, gli Utenti interni si potranno avvalere del supporto operativo del fornitore del servizio.

Comunicare con gli Associati in un click

CiviCRM, oltre allo strumento integrato di posta elettronica, disporrà di un sistema avanzato di predisposizione, invio e monitoraggio di Newsletter (per approfondire leggi l'articolo).

All'interno dell'email si potranno inserire dei link per accedere a specifiche pagine del sito che, normalmente, prevedono la compilazione online di determinati moduli. Il sistema ne faciliterà la compilazione rilevando dal database i dati anagrafici associati all'indirizzo di email del destinatario della comunicazione.

Adesione e rinnovo delle quote associative

In questo modo sarà possibile inviare ai Soci la proposta di adesione, di rinnovo o di sollecito al versamento della quota annua di adesione, nelle varie forme consentite (tramite PayPal, in contati o a mezzo Bonifico).

La Segreteria potrà rilevare la situazione delle adesioni anche dal "cruscotto" iniziale di CiviCRM, produrre periodicamente i prospetti riepilogativi o di dettaglio ed esportare l'elenco dei Soci in formato pdf o excel.

Assemblea annuale dei Soci: convocazione e registrazione online

Sempre mediante Newsletter sarà possibile convocare i Soci proponendo la registrazione online delle presenze, l'accesso a eventuale documentazione (tipo il Bilancio di esercizio e di Missione) e la compilazione del modulo per l'eventuale candidatura a cariche sociali.

A CiviCRM potranno successivamente essere aggiunte altre funzionalità utili al funzionamento delle Assemblee e del Consiglio Direttivo (tra cui la convocazione, le votazioni online e la compilazione del verbale degli incontri).

E voi, quali altre funzionalità vorreste sul vostro CRM per gestire al meglio le relazioni con i vostri Soci?

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