Gestire i dati in maniera intelligente ti cambia la vita (lavorativa)

Da qualche parte avrai sicuramente registrato i dati delle persone che per un motivo o per l’altro sono in contatto con la tua organizzazione. Saranno in un foglio Excel o in un gestionale, in fogli di carta più o meno ben archiviati, o magari sono nella tua testa o ancora nel telefonino dei tuoi colleghi e collaboratori.
Ovunque siano, hai la possibilità di valorizzare queste informazioni? Di controllarle e di gestirle di modo che possano essere utili per la tua organizzazione?
Se la risposta è“no” o “sì ma…” è evidente che è necessario un cambiamento.

Considera uno dei seguenti scenari:

  • La tua organizzazione organizza un evento annuale: puoi ricavare tutte le informazioni utili su chi è stato invitato in passato, chi ha partecipato, le imprese che l’hanno sponsorizzato?
  • Vorresti rafforzare la relazione con le persone vicine alla tua organizzazione mandando loro una lettera o un biglietto di auguri di Natale, ma i loro indirizza sono incompleti, le informazioni non sono state raccolte in maniera uniforme o sono sparse nel file di archivio
  • Alcune persone vicino all’organizzazione hanno fatto delle donazioni di varia natura nel tempo (in denaro, di tempo, di beni) ma non sono state registrate, non conosci la loro storia con l’organizzazione, non sai che tipo di supporto hanno dato e se sono state ringraziate a dovere e come hanno reagito
  • Uno dei principali donatori o volontari della tua organizzazione ha comunicato più volte che non desidera ricevere ulteriori comunicazioni da te. Questo perché ha ricevuto tre lettere indirizzate al marito/moglie deceduto/a, dopo aver chiesto che il suo nome fosse rimosso dalla corrispondenza.
  • Tutte queste attività richiedono tempo, tanto, abilità nell’uso di Excel o del gestionale, voglia di fare un lavoro che, diciamocelo, diventa estremamente noioso e richiede molta attenzione e concentrazione con un’alta possibilità di sbagliare.

Se invece tu potessi – e in effetti si potrebbe - organizzare i dati in maniera chiara e intuitiva e all’occorrenza estrapolarli e analizzarli risparmieresti risorse preziose. Risorse che puoi investire per avere fin da subito, e mantenere poi nel lungo periodo, i benefici di un database ben organizzato, chiaro, intuitivo, che ti permette di organizzare i dati, valorizzarli, estrapolarli in maniera intelligente.

CiviCRM ti permette di fare tutto questo?

Sì. Ci sono diversi strumenti che ti permettono di organizzare i dati in maniera strutturata, uno di questi è lo smart group.
Di cosa si tratta? Te ne parlerò in un altro articolo.

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